Come non inviare mai più un documento via fax

I fax continuano a circolare negli uffici di tutto il mondo. Agenzie governative, avvocati, medici e altre organizzazioni lente spesso richiedono ancora i fax, nella migliore delle ipotesi, è un male necessario.

Il fax è spesso considerato più sicuro dell'e-mail, anche se in realtà non lo è. I fax comunicano su linee telefoniche senza alcun crittografia e i fax sono spesso tenuti in aree trafficate dove i documenti potrebbero essere facilmente presi da chiunque.

Alternative al fax

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Ci sono molte alternative all'invio di fax. Se non sei limitato dalle leggi o perché la persona dall'altra parte ti chiede di usare il fax, prova una di queste alternative:

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Documenti via e-mail: Sì, l'umile email può sostituire molti fax. Probabilmente stai comunque inviando via fax un documento digitato da un computer, quindi perché preoccuparsi di usare un fax? Allega il file a un'e-mail o includi semplicemente il testo importante in un'e-mail stessa. Scansione ed e-mailNota: se disponi di un fax che funziona anche come scanner, puoi utilizzarlo per acquisire documenti cartacei nel computer come file PDF. Allega quei file PDF a un'e-mail per inviarli insieme. Potresti anche provare usare il telefono per scansionare il documento - certo, non sarà la migliore qualità, ma abbiamo visto alcuni fax di qualità piuttosto bassa. Carica documenti:Alcune organizzazioni potrebbero consentire di caricare questi file di documenti scansionati sul Web invece di inviarli semplicemente tramite e-mail. Usa la posta lumaca: La posta ordinaria è un'alternativa più lenta all'invio di fax che è peggio per molti versi, ma non è sempre male. Se non disponi di un fax e il documento non è urgente, in genere puoi inviare un documento alla maggior parte delle organizzazioni invece di inviarlo via fax. Certo, devi fare i conti con il sistema postale, ma almeno non devi inviare nulla via fax.

Firma i documenti senza stamparli

IMPARENTATO: Come firmare elettronicamente documenti PDF senza stamparli e scansionarli

Potrebbe essere necessario firmare documenti e inviarli a qualcuno e, una volta stampati, potresti essere tentato di inviarli via fax. Dopotutto, l'alternativa sarebbe stampare il documento, firmarlo, scansionarlo di nuovo nel computer e inviarlo tramite e-mail. Invece di perdere tempo a farlo, puoi usa un software per applicare la tua vera firma a un documento sul tuo computer . Basta acquisire la tua firma una volta e verrà archiviata come immagine che puoi applicare ai documenti. Puoi firmare facilmente documenti futuri senza stamparli.

Se hai un tablet con uno stilo, puoi anche usa lo stilo per firmare un documento direttamente sullo schermo .

Fax un documento online

IMPARENTATO: Come inviare e ricevere fax online senza un fax o una linea telefonica

Servizi fax online consentono di inviare via fax un documento senza bisogno di un proprio apparecchio fax e nemmeno di una linea telefonica. Utilizzi un'interfaccia basata sul Web per caricare un documento e inserire il numero di telefono del destinatario. Il servizio stesso si occupa di tutte le cose dell'ultimo miglio, inviando via fax il documento al fax remoto tramite le proprie linee telefoniche.

Se hai solo bisogno di inviare fax raramente, questi servizi ti permetteranno di inviare qualche pagina qua e là senza spendere un centesimo. Se devi inviare documenti via fax più spesso, potresti dover pagare qualcosa, ma dovresti comunque pagare per un fax e una linea telefonica.

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Questi servizi tecnicamente implicano l'invio di fax, ma almeno non hanno voglia di usare un vecchio fax goffo e non richiedono che tu abbia un telefono fisso.

Ricevi un fax online

Ricevere un fax può essere un grattacapo se hai un ufficio a casa. Il tuo fax deve essere sempre acceso e in ascolto di fax. Hai bisogno di una linea dedicata per ricevere i fax in modo da non perdere nessun fax quando sei al telefono. Potresti provare a chiedere alle persone di inviarti un documento via fax in un momento specifico quando sei sicuro che il tuo telefono fisso non sia occupato.

Piuttosto che affrontare tutte queste sciocchezze, chiedi alle persone di scansionare e inviarti i documenti via email. Puoi anche utilizzare altri strumenti se non vuoi fare affidamento sull'e-mail, ad esempio puoi usare JotForm insieme a Dropbox per creare una pagina web in cui le persone possano caricare file PDF e appariranno in una cartella nel tuo Dropbox.

Potresti anche provare a utilizzare un servizio che ti fornisce un numero di fax dedicato e ti consente di ricevere i fax lì. Questi generalmente costano denaro: dopo tutto, il servizio fax deve pagare un numero di telefono fisso dedicato e monitorarlo per te. eFax offre 10 pagine in entrata gratuite al mese, anche se non ti danno pagine in uscita gratuite. CiaoFax ti consente di inviare cinque pagine gratuite, ma questo è tutto. Ogni servizio di fax online gratuito ha un problema come questo: l'offerta gratuita esiste per attirarti, mentre devi pagare per le funzionalità più importanti. L'invio di fax comporta l'interfacciamento con fax e numeri di telefono di rete fissa, e non è gratuito. Viene spesso utilizzato anche per scopi commerciali e le aziende sono disposte a spendere soldi per questo genere di cose.

L'ultima risorsa: utilizzare un vero fax senza possederne uno

Se non vuoi occuparti di servizi online o posta ordinaria e non hai assolutamente altra scelta che inviare il documento occasionale come fax, c'è comunque un'alternativa all'acquisto del tuo fax e all'utilizzo di un telefono fisso. Probabilmente puoi visitare un negozio locale che offre la copia e ti faranno pagare pochi centesimi per inviare un fax. Questo non è l'ideale se invii frequentemente fax, ma se devi inviare un fax una volta all'anno, questa può essere una buona opzione.

Naturalmente, questo implica ancora l'uso di un fax. Alcune organizzazioni richiedono solo fax e potresti non sentirti a tuo agio nel caricare documenti estremamente sensibili su un servizio fax basato sul web. Non c'è molto che puoi fare se hai a che fare con un'organizzazione che richiede fax.

Il fax sarà ancora con noi ancora per un po', se non altro a causa di regolamenti che incoraggiano le organizzazioni sanitarie e legali a continuare a utilizzare il vecchio sistema fax invece delle alternative moderne.

Credito immagine: Abhisek Sarda su Flickr , racconti di uno youkai errante su Flickr , AutenticoEccentrico su Flickr

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