Come salvare un foglio Excel come PDF
Il salvataggio di un foglio di calcolo Excel come PDF può creare confusione e il file finito spesso ha un aspetto diverso da come vorremmo che fosse presentato. Ecco come salvare un foglio come file PDF leggibile e pulito.
File Excel come PDF
Esistono molti scenari in cui potresti voler salvare un documento Excel come file PDF anziché come foglio di calcolo. Ad esempio, se desideri inviare solo una parte specifica di un foglio più grande o non vuoi che sia modificabile. Tuttavia, convertire un file Excel in un PDF può essere un po' complicato.
Spesso non pensiamo ai fogli di calcolo di Excel come documenti con bordi, pagine e margini. Tuttavia, quando si tratta di trasformare questi file in Documenti PDF che può essere letto, stampato o distribuito ad altri, è qualcosa di cui dovresti essere consapevole. Il tuo file dovrebbe essere leggibile e comprensibile, senza colonne sparse casuali su altre pagine o dimensioni di celle troppo piccole per essere lette.
Ecco come trasformare il tuo foglio di calcolo in un documento PDF presentabile e stampabile.
Impostazione della pagina
Se utilizzi Office 2008 o versioni successive, vai alla scheda Layout di pagina. Qui vedrai diverse opzioni raggruppate nella sezione Imposta pagina. Ecco i primi tre:
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Funzionano più o meno come in un documento Word, quindi impostali in base a come vuoi che appaia il tuo PDF finito. Tieni presente che la maggior parte dei fogli di calcolo Excel è più leggibile in orientamento orizzontale che verticale, a meno che tu non abbia pochissime colonne. I fogli salvati in verticale tendono ad avere colonne che cadono al di fuori dell'area di stampa finale, il che può rendere molto difficile la navigazione e la lettura del documento.
Inoltre, puoi aggiungere un'intestazione e un piè di pagina al layout finale. Fare clic sulla freccia nell'angolo inferiore destro della sezione Imposta pagina, quindi fare clic sulla scheda Intestazione/Piè di pagina. È possibile selezionare una delle opzioni generate da Office o crearne una personalizzata utilizzando la funzionalità Personalizza.
Hai anche la possibilità di cambiare lo sfondo della tua stampa. Per fare ciò, fare clic su Sfondo pulsante in Imposta pagina. Puoi selezionare un'immagine dal tuo laptop o dal cloud e questa immagine verrà affiancata all'intero foglio.
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Definizione di un'area di stampa e adattamento
Successivamente, è necessario determinare quale area verrà trasformata in un PDF, nonché quante righe e colonne saranno presenti su ciascuna pagina.
Il primo modo per definire l'area è fare clic e trascinare per selezionare tutte le celle che si desidera nel documento. Successivamente, vai su Imposta pagina > Area di stampa > Imposta area di stampa. Questo creerà una sottile linea grigia attorno all'intera area che verrà stampata. Quando crei il tuo PDF, tutto ciò che è al di fuori di quest'area non verrà incluso. Puoi anche inserire manualmente le celle facendo clic sulla freccia nell'angolo in basso a sinistra e andando su Fogli> Area di stampa.
Simile a Microsoft Word, puoi anche creare interruzioni di pagina per segmentare tabelle diverse. Queste interruzioni di pagina possono essere sia orizzontali che verticali. Passare alla cella in cui si desidera inserire un'interruzione di pagina, fare clic sulla scheda Layout di pagina sulla barra multifunzione e selezionare Imposta pagina > Interruzioni di pagina > Inserisci interruzione di pagina. Questo creerà un'interruzione proprio sopra e a sinistra della tua cella corrente.
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Un'altra cosa importante da fare è definire l'opzione Adatta alla scala. A destra di Imposta pagina, vedrai tre opzioni: Larghezza, Altezza e Scala. Le opzioni Larghezza e Altezza ti consentono di impostare il numero di pagine in cui appariranno le righe o le colonne della tua tabella. Ad esempio, se hai molte righe ma solo poche colonne, impostare la Larghezza su una pagina è l'ideale. La scala, d'altra parte, determinerà il ridimensionamento complessivo dell'intera area di stampa.
Opzioni foglio
L'ultimo menu a cui prestare attenzione è Opzioni foglio. Queste sono le impostazioni che influiscono sull'aspetto del foglio stampato finale. Per accedere alle opzioni del foglio completo, fare clic sulla freccia nell'angolo inferiore sinistro delle sezioni Opzioni foglio.
Ecco una panoramica delle varie personalizzazioni che puoi fare in questo menu:
In questo menu, puoi andare alla schermata Anteprima di stampa, dove puoi dare un'occhiata al tuo documento finale. Puoi anche andare allo schermo con la scorciatoia Ctrl+P.
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Salvataggio o stampa come PDF
Con il tuo documento formattato correttamente e tutto pronto, ci sono due modi per creare un PDF.
Per salvare il file come PDF in Excel, apri la finestra di dialogo Salva con nome e seleziona PDF dal menu a discesa Salva come. In alternativa, puoi andare su Esporta > Esporta in XPS/PDF. Da qui, hai alcune opzioni. Puoi decidere se ottimizzare il file per Standard o Minimo, che determinerà la qualità finale e la dimensione del file del documento. È quindi possibile fare clic su Opzioni per selezionare l'area da pubblicare:
Puoi anche scegliere di ignorare completamente l'area di stampa che hai impostato.
Puoi anche stampare il file come PDF. Microsoft ha un stampante PDF incorporata chiamato Microsoft Print to PDF che puoi selezionare nel menu a discesa della stampante. Se disponi di un'altra unità PDF, come Adobe PDF, Foxit o PDF Xchange, puoi utilizzarne anche una. Prima di fare clic su Stampa, controlla l'anteprima di stampa per assicurarti che tutto sia corretto.
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LEGGI SUCCESSIVOVann Vicente è uno scrittore di tecnologia da quattro anni, con un focus sugli esplicatori orientati ai consumatori medi. Lavora anche come digital marketer per un sito di e-commerce regionale. Ha investito nella cultura di Internet, nei social media e nel modo in cui le persone interagiscono con il web.
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