Usa la formattazione condizionale per far risaltare importanti messaggi di Outlook



Outlook ti consente creare e personalizzare le visualizzazioni delle cartelle in molti modi, come l'aggiunta e la rimozione di colonne o il raggruppamento e l'ordinamento dei messaggi. Puoi anche applicare regole per fare in modo che Outlook visualizzi i messaggi in modi diversi in base alle loro proprietà (come il mittente, la riga dell'oggetto o il timestamp). Questo è chiamato formattazione condizionale . Diamo un'occhiata a come funziona.

Aggiornare : Uno dei nostri lettori ha portato alla nostra attenzione che la formattazione condizionale è disponibile solo nella versione Windows di Outlook e non la versione macOS. Grazie, Christy!





Iniziare

Per iniziare a configurare la formattazione condizionale, vai su Visualizza> Visualizza impostazioni.



Puoi anche accedere alle impostazioni di visualizzazione avanzate facendo clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione della cartella e selezionando il comando Visualizza impostazioni.

La finestra Impostazioni di visualizzazione avanzate consente di personalizzare la visualizzazione delle cartelle. Fare clic sul pulsante Formattazione condizionale.



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Questo ti porta alla finestra Formattazione condizionale che utilizzerai per impostare regole diverse per la formattazione dei messaggi.

Gli elementi visualizzati nell'elenco Regole per questa visualizzazione sono le regole predefinite fornite con una visualizzazione delle cartelle non personalizzata. Ad esempio, puoi vedere che i messaggi non letti vengono visualizzati in grassetto, carattere blu dell'interfaccia utente di Segoe con una dimensione di 11 punti.

Come funzionano le regole

Le regole sono le condizioni che un messaggio deve soddisfare affinché Outlook applichi la formattazione. Nelle regole predefinite, ad esempio, la regola Messaggi non letti viene attivata quando un messaggio viene contrassegnato come non letto. Quando questa regola è attivata, Outlook utilizza il carattere dell'interfaccia utente di Segoe a 11 punti in grassetto, blu per visualizzarlo.

Outlook applica le regole in ordine dalla parte superiore dell'elenco. Le regole più in alto nell'elenco hanno la precedenza sulle regole più in basso. Come funziona in pratica? Supponiamo che tu abbia due regole, una in cima all'elenco che cambia il carattere in verde e una più in basso nell'elenco che cambia il carattere in rosso. Se un messaggio soddisfa le condizioni di entrambe le regole, il carattere verrà modificato in verde perché quella regola è più in alto nell'elenco: la regola che imposta il carattere sul rosso viene ignorata.

Con le regole predefinite, puoi solo cambiare il carattere. Non puoi eliminare le regole predefinite, spostare l'ordine o modificare le condizioni della regola. Tuttavia, puoi disattivare le regole predefinite deselezionandole nell'elenco Regole per questa visualizzazione.

Come aggiungere una nuova regola

Nella finestra Formattazione condizionale, fare clic sul pulsante Aggiungi. Una nuova regola denominata Senza titolo verrà aggiunta all'elenco. Assegna un nome alla tua regola e quindi fai clic sul pulsante Condizione.

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La finestra Filtro consente di decidere la condizione, o le condizioni, che la posta deve soddisfare per essere formattata.

Utilizzeremo solo un semplice esempio qui e faremo in modo che cerchi i messaggi inviati da Rob Woodgate e che contengano la parola Outlook nel campo Oggetto.

Per fare ciò, fai prima clic sul pulsante Da, che apre la rubrica, e seleziona un contatto.

Quindi aggiungiamo Outlook nel campo Cerca le parole, assicurandoci che l'opzione Solo campo oggetto sia selezionata dall'elenco a discesa In. Fai clic su OK quando hai finito.

Tornando alla formattazione condizionale, fai clic sul pulsante Carattere.

Faremo in modo che i messaggi che corrispondono al filtro che abbiamo impostato vengano visualizzati in viola e in grassetto. Imposta il tuo come preferisci, fai clic sul pulsante OK, fai di nuovo clic su OK per chiudere la finestra Formattazione condizionale, quindi ancora una volta per chiudere la finestra Impostazioni visualizzazione avanzata.

Le regole vengono applicate immediatamente. Di seguito puoi vedere che i messaggi che soddisfano le nostre condizioni sono ora in grassetto e viola.

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Questo è solo un semplice esempio: puoi aggiungere molte condizioni, anche molto complesse. Di nuovo in quella finestra Filtro, puoi passare alla scheda Altre scelte per vedere una serie di condizioni aggiuntive che puoi scegliere.

Qui puoi scegliere di abbinare un messaggio se:

  • È stata assegnata una categoria particolare
  • È letto o non letto
  • Ha allegati o non ha allegati
  • È contrassegnato come priorità alta, normale o bassa
  • È stato contrassegnato da te, da qualcun altro, da nessuno o contrassegnato come completo
  • Il testo che stai cercando deve corrispondere al caso
  • È una taglia particolare, maggiore o minore di una taglia particolare, o tra due taglie

Passa alla scheda Avanzate e puoi creare condizioni complesse.

La scheda Avanzate consente di selezionare qualsiasi campo da qualsiasi punto di Outlook e selezionare una condizione che si desidera soddisfare. Questo potrebbe essere abbastanza semplice, come abbinare il mittente a un indirizzo esatto, ma hai molte opzioni tra cui scegliere. Supponiamo che tu voglia che la tua regola corrisponda alle email che hai ricevuto. Fare clic sul pulsante Campo, scegliere Campi data/ora e quindi fare clic sull'opzione Ricevuto.

Fai clic sul menu a discesa Condizione per scegliere la tua condizione.

Le scelte sono molto più grandi di quanto ci si potrebbe aspettare:

  • In qualsiasi momento
  • Ieri
  • Oggi
  • Domani
  • Negli ultimi 7 giorni
  • Nei prossimi 7 giorni
  • La scorsa settimana
  • Questa settimana
  • La prossima settimana
  • Lo scorso mese
  • Questo mese
  • Il prossimo mese
  • Sopra
  • Il o dopo
  • Il o prima
  • Tra
  • esiste
  • Non esiste

E gli altri campi che puoi scegliere offrono quantità simili di opzioni.

Seleziona la tua condizione, aggiungi un valore e fai clic sul pulsante Aggiungi all'elenco.

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Puoi aggiungere tutte le condizioni che desideri all'elenco. Per darti un'idea di quanti campi ci sono, diamo uno sguardo al menu Tutti i campi della posta.

Il menu Tutti i campi dei contatti ha più di quattro colonne di opzioni, così tante che non siamo riusciti a inserirle in uno screenshot sensato. Quindi non esamineremo ciascuno dei campi e delle condizioni, ma ora sai dove si trovano e come usarli.

Puoi impostare più condizioni in una regola per ottenere le cose più specifiche che desideri. Vuoi che i messaggi di Outlook visualizzino un carattere rosso 16pt se provengono da un determinato contatto, ricevuti negli ultimi sette giorni, contengono una parola specifica nell'oggetto, e includere un allegato? Non è un problema.

Come eliminare una regola

Se hai creato una regola e non la desideri più, è facile eliminarla. Nella finestra Formattazione condizionale, seleziona la regola che desideri eliminare e fai clic sul pulsante Elimina. Ricorda solo che puoi eliminare solo le regole che hai creato, non le regole predefinite integrate di Outlook.

Puoi aggiungere tutte le condizioni che desideri e avere tutte le regole che desideri. E come ti abbiamo mostrato prima, una volta impostate le regole di formattazione condizionale nel modo desiderato, puoi farlo copia la vista in un'altra cartella , o in tutte le cartelle se lo desideri.

LEGGI SUCCESSIVO Foto del profilo di Rob Woodgate Rob Woodgate
Rob Woodgate è uno scrittore e consulente IT con quasi 20 anni di esperienza nei settori pubblico e privato. Ha anche lavorato come formatore, addetto al supporto tecnico, responsabile delle consegne, amministratore di sistema e in altri ruoli che implicano la collaborazione tra persone e tecnologia.
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